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Il seguente disclaimer descrive i ruoli e le responsabilità di Online Integrated Solutions (OIS) relativamente alla prenotazione e all’elaborazione dei visti, alla raccolta/consegna dei documenti per la richiesta di visto e alla politica di non rimborso. Questo disclaimer ha lo scopo di fornire chiarezza e trasparenza agli utenti del sito web di OIS:
Prenotazione degli Appuntamenti: OIS facilita la prenotazione degli appuntamenti per i visti per conto dei clienti. Si consiglia ai clienti di fornire tutte le informazioni necessarie con precisione durante il processo di prenotazione dell'appuntamento.
Responsabilità dell’Elaborazione: Sebbene OIS assista nella prenotazione degli appuntamenti per i visti con il NIS, è importante notare che l’elaborazione e il rilascio del visto sono di esclusiva responsabilità del Nigerian Immigration Service. OIS fornisce servizi imparziali e, pertanto, non ha controllo sui tempi di elaborazione del visto o su qualsiasi decisione relativa al rilascio del visto.
Tempi di Elaborazione: OIS si impegna a fornire ai clienti tempi di elaborazione stimati basati su informazioni disponibili dal NIS. Tuttavia, i tempi di elaborazione effettivi possono variare a causa di fattori al di fuori del controllo di OIS, come cambiamenti nelle normative, volume delle domande, circostanze individuali o altri eventi imprevisti.
Accuratezza delle Informazioni: OIS si sforza di fornire informazioni accurate e aggiornate sui requisiti dei visti e sulle procedure di appuntamento. Tuttavia, si consiglia ai clienti di verificare autonomamente le informazioni fornite e di consultare fonti ufficiali, come il sito web del NIS, per ottenere le informazioni più recenti.
Esclusione di Responsabilità: OIS non sarà ritenuta responsabile per eventuali ritardi, rigetti o altri problemi derivanti dalla richiesta e dall’elaborazione del visto. Il ruolo di OIS è limitato alla facilitazione del processo di prenotazione dell’appuntamento e alla trasmissione delle informazioni dei clienti al NIS.
Indennizzo: Gli utenti del sito web di OIS accettano di indennizzare e tenere indenne OIS da eventuali richieste, domande, azioni legali o procedimenti derivanti da o relativi al processo di richiesta del visto.
Pur cercando di offrire un'esperienza di prenotazione degli appuntamenti fluida ed efficiente, è importante che gli utenti comprendano che il Nigerian Immigration Service è l'unico responsabile dell’elaborazione del visto, inclusi i tempi di elaborazione, le decisioni e il rilascio. Gli utenti sono incoraggiati a esercitare la dovuta diligenza e a cercare informazioni ufficiali dal NIS riguardanti l’elaborazione del visto.
Avviso Importante:
Tempi di Consegna: Il tempo di consegna inizia una volta che l'Ambasciata degli Stati Uniti rilascia il passaporto. Le consegne avvengono solo nei giorni lavorativi.
Ambito di Responsabilità: OIS Services è responsabile esclusivamente del trasporto e della consegna dei documenti ai e dai membri del personale dell’Ambasciata degli Stati Uniti. Non gestiamo la valutazione o il rilascio dei visti e non siamo responsabili per eventuali rigetti o revoche dei visti da parte dell’Ambasciata degli Stati Uniti. Il richiedente riconosce che OIS Services non ha alcuna responsabilità in queste questioni.
Accuratezza delle Informazioni: La fornitura di informazioni errate nel tuo profilo o modulo di richiesta può comportare ritardi. OIS Services non è responsabile per i fallimenti nella consegna causati da inesattezze fornite dal richiedente o da eventi imprevisti come disastri naturali, turbolenze civili, scioperi, interruzioni nei trasporti, carenze di carburante, epidemie, azioni criminali, restrizioni governative o circostanze simili.
Perdita di Documenti: Se un documento viene perso a causa di errori di OIS o dei suoi partner, OIS rimborserà al richiedente i costi diretti per l’emissione di un nuovo passaporto. OIS non coprirà ulteriori costi o responsabilità e il richiedente non avrà diritto a ulteriori compensi. Il richiedente accetta di tenere OIS indenne da eventuali reclami di terzi relativi a tale perdita.
Ritardi nella Consegna: OIS non sarà responsabile per ulteriori costi o compensi per ritardi nella consegna dei documenti. Il richiedente accetta di indennizzare OIS da eventuali reclami di terzi relativi a tali ritardi.
Questo accordo è regolato dalle leggi della giurisdizione in cui il servizio viene fornito.
Eventuali controversie o richieste derivanti da questo accordo saranno soggette alla giurisdizione esclusiva dei tribunali del luogo in cui il servizio viene fornito.
Panoramica:
Il nostro servizio è impegnato a fornire supporto di alta qualità e a garantire la soddisfazione del cliente. Tuttavia, una volta che un servizio è stato fornito o un acquisto è stato completato, aderiamo a una rigorosa politica di non rimborso.
Applicabilità:
Questa politica di non rimborso si applica a tutti i servizi, prodotti e transazioni effettuati attraverso la nostra piattaforma. Ciò include, ma non si limita a, commissioni per servizi, spese di elaborazione e qualsiasi altro costo associato.
Condizioni:
Servizi Completati: Una volta che un servizio è stato eseguito o un prodotto è stato consegnato, non verranno emessi rimborsi, indipendentemente dal risultato o dalla soddisfazione del cliente.
Servizi Pre-Pagati: Per servizi o prodotti pagati in anticipo, non verranno forniti rimborsi se il servizio viene cancellato o se il prodotto non viene utilizzato.
Interruzioni del Servizio: In caso di interruzioni del servizio dovute a circostanze impreviste o eventi di forza maggiore, non verranno concessi rimborsi. Tuttavia, faremo ragionevoli sforzi per risolvere la situazione.
Eccezioni:
Nessuna eccezione sarà fatta a questa politica a meno che non sia prevista dalla legge. Eventuali modifiche o richieste di rimborso al di fuori di questa politica saranno esaminate caso per caso, e la decisione sarà a nostra esclusiva discrezione.
Risoluzione delle Controversie:
Eventuali controversie relative a questa politica di non rimborso saranno trattate in conformità con le leggi applicabili di [Nome del Paese]. Il cliente accetta di sottoporre eventuali reclami o controversie alla giurisdizione esclusiva dei tribunali in [Nome del Paese].
Aggiornamenti della Politica:
Ci riserviamo il diritto di modificare o aggiornare questa politica di non rimborso in qualsiasi momento. Eventuali modifiche saranno comunicate attraverso il nostro sito web o altri canali appropriati.
Conferma: Utilizzando i nostri servizi o effettuando un acquisto, riconosci di aver letto, compreso e accettato questa politica di non rimborso.
Per domande o ulteriori informazioni riguardanti questa politica, ti preghiamo di contattarci.
L'OIS consiglia di non acquistare biglietti o effettuare prenotazioni che non possano essere cancellate senza costi prima del rilascio del visto, tranne nei casi in cui sia un requisito specifico indicato nella domanda di visto.
Questi termini contengono una clausola di esclusione della responsabilità che limita la nostra responsabilità alla nostra politica di rimborso indicata di seguito. Ad eccezione di quanto previsto nella nostra politica di rimborso di seguito, tutte le tariffe non sono rimborsabili e potrebbero essere trattenute da noi dietro pagamento da parte tua, anche se non effettui o procedi con una richiesta di visto e indipendentemente dal fatto che un visto venga concesso o meno.
Sei responsabile dell'accuratezza del modulo di domanda e del controllo del modulo di domanda. Non garantiamo che troveremo eventuali errori e non verifichiamo le informazioni fornite.
OIS è un centro di elaborazione dei visti per le domande di visto nigeriano con uffici presso:
Questi termini e condizioni regolano l'utilizzo dei servizi dell'OIS, tutte le domande di visto effettuate e tutte le richieste effettuate per consigli o informazioni relative ai visti nigeriani. Ciascun richiedente un visto accetta e conferma che, prima di presentare una domanda di visto, ha letto, compreso e accettato di essere vincolato, senza limitazioni o qualificazioni, tutti questi termini e condizioni. Nessun dipendente di OIS ha alcuna autorità di cambiare, emendare, ampliare o ritirare uno o tutti questi termini e condizioni senza previa approvazione scritta di OIS.
OIS è il partner in outsourcing dell'Alta Commissione della Nigeria nel Regno Unito. In questa veste, l'OIS è responsabile della pianificazione degli appuntamenti, della ricezione delle domande di visto per i viaggi in Nigeria e della presentazione delle domande all'Alta Commissione della Nigeria a Londra, della raccolta dei passaporti elaborati e della restituzione dei passaporti ai richiedenti.
La valutazione delle domande di visto viene effettuata dall'Alta Commissione della Nigeria e la concessione o il rifiuto dei visti è a loro esclusiva discrezione. L'Alta Commissione della Nigeria si riserva il diritto di chiedere ulteriore documentazione e informazioni al richiedente e di rifiutare qualsiasi richiesta di visto. Il richiedente deve fornire tali ulteriori documenti e informazioni se desidera che la sua domanda continui a essere presa in considerazione.
Le tariffe da te dovute comprendono la tassa amministrativa dell'Alta Commissione della Nigeria per il visto, che trasmettiamo all'Alta Commissione e le nostre tariffe, comprese le nostre commissioni di servizio e altre commissioni come spese e commissioni bancarie.
Le tariffe indicate sono valide solo il giorno in cui vengono quotate o fornite da noi. Se decidi di presentare la domanda in un secondo momento, le tariffe potrebbero cambiare.
Tutti i costi di restituzione di passaporti, visti e documenti sono inclusi nella tariffa totale finale in base alle informazioni da te fornite e ai metodi di consegna da te selezionati.
Tutte le commissioni devono essere ricevute per intero secondo le opzioni di pagamento disponibili.
Ad eccezione di quanto previsto nella nostra politica di rimborso di seguito, tutte le tariffe non sono rimborsabili e tutte le tariffe sono pagabili e potrebbero essere trattenute da noi dietro pagamento da parte tua, anche se non effettui o procedi con una richiesta di visto, e indipendentemente dal fatto che un visto è garantito.
L'OIS elaborerà tutte le richieste di visto con ragionevole attenzione e competenza e in linea con tutte le procedure e le linee guida stabilite dall'Alta Commissione della Nigeria. Tuttavia, anche se prestiamo ragionevole attenzione nel verificare la presenza di errori evidenti nel modulo di domanda, non garantiamo di rilevare errori nel modulo e non ci impegniamo a verificare le informazioni fornite, di cui sei responsabile. garantire che sia accurato.
È responsabilità di tutti i richiedenti compilare tutti i moduli di domanda in modo veritiero, fornire informazioni e documentazione corrette e accurate, assicurarsi di avere un passaporto valido e, al ricevimento del visto, verificare la validità del visto rilasciato per garantire che copra il periodo di soggiorno richiesto, il numero o gli ingressi richiesti e che sia valido per lo scopo del viaggio.
I tempi di elaborazione per le richieste di visto sono solo stimati. Questi si basano sulle informazioni e sull'esperienza dell'Alta Commissione della Nigeria. L'elaborazione della tua richiesta è soggetta alle procedure e ai tempi di elaborazione dell'Alta Commissione della Nigeria su cui l'OIS non ha alcun controllo.
Le procedure e le tariffe dell'Alta Commissione della Nigeria per il trattamento dei visti e dei servizi correlati sono fuori dal controllo dell'OIS e soggette a modifiche senza preavviso. L'OIS non si assume alcuna responsabilità per eventuali modifiche alle procedure o alle tariffe e si riserva il diritto di trasferire eventuali aumenti delle tariffe.
Se inizi un processo di richiesta del visto, anche inviando una domanda online, ma non completi il processo di richiesta del visto, incluso il caso in cui non ci invii la documentazione per la richiesta del visto o non ti presenti di persona presso un centro per la richiesta del visto per completare il visto richiesta di visto, entro 12 mesi dall'inizio della procedura di richiesta del visto, la tua richiesta di visto sarà considerata scaduta e potremmo trattenere la tassa per il visto da te pagata, nonché tutte le commissioni di servizio, le commissioni bancarie e altre commissioni. Non saremo obbligati a informarti di ciò.
Il tuo diritto sopra è l'unico diritto di cancellazione che hai. Una volta inviataci la richiesta, si riterrà che tu abbia acconsentito a iniziare immediatamente a elaborare la tua richiesta e a fornire eventuali servizi e, di conseguenza, non avrai alcun diritto di annullamento ai sensi delle normative sulla tutela dei consumatori (vendita a distanza) 2000. Questo perché, ai sensi del Regolamento 13(1)(a), perdi il diritto di recesso se accetti che possiamo iniziare a fornire i servizi entro il periodo di cancellazione.
Se l'OIS viola il contratto o è negligente in relazione a qualsiasi domanda di visto presentata, con conseguente mancata concessione del visto o perdita del passaporto del richiedente con visti validi, in ciascun caso, in cui il richiedente deve richiedere un nuovo passaporto o non può viaggiare in Nigeria nei tempi indicati dal richiedente nella sua domanda di visto, l'OIS rimborserà al richiedente la tassa per il visto, ma non alcuna commissione di servizio, commissione bancaria o altra commissione.
OIS prende ogni ragionevole precauzione durante la gestione del passaporto e dei documenti del richiedente e, se a causa di qualsiasi violazione del contratto o negligenza da parte di OIS, il passaporto o i documenti presentati dal richiedente vengono persi o danneggiati oltre una condizione utilizzabile, allora OIS pagherà al richiedente l'importo delle spese addebitate dal governo del paese di origine del richiedente, per la sostituzione del passaporto smarrito o danneggiato o di altri documenti attraverso la normale procedura di sostituzione, e OIS assisterà il richiedente con lo stesso nell'ambito delle sue capacità. Tali pagamenti saranno effettuati dall'OIS al richiedente dietro presentazione della ricevuta di pagamento emessa dal governo del rispettivo paese di origine per la sostituzione del passaporto o dei documenti smarriti o danneggiati.
Fatta eccezione per il rimborso o il rimborso delle tariffe come indicato nella sezione precedente, OIS esclude la propria responsabilità in relazione a qualsiasi richiesta di visto, inclusa la responsabilità contrattuale o contrattuale, negligenza, atto illecito, statuto o altro, inclusa la responsabilità per qualsiasi ritardo o fallimento dell'OIS nella gestione o nell'elaborazione delle domande di visto, perdita o ritardo di passaporti e altri documenti, ritardi che coinvolgono l'Alta Commissione della Nigeria e rifiuti di domande di visto per qualsiasi motivo.
OIS non avrà alcuna responsabilità per perdita, ritardi o mancata emissione di qualsiasi richiesta derivante da o in connessione con (inclusi ma non limitati a) moduli di richiesta incompleti, moduli di richiesta compilati in modo errato o falso e documentazione di supporto inaccurata o incompleta.
OIS non sarà considerata inadempiente al contratto o negligente o altrimenti responsabile in alcun modo per qualsiasi ritardo o fallimento di qualsiasi richiesta o perdita, danno o ritardo di qualsiasi passaporto o altro documento a causa di incidente, furto, calamità naturali (atto di dio) o qualsiasi altro motivo al di fuori del controllo dell'OIS e non derivante da un inadempimento doloso dell'OIS, o per la perdita o il danneggiamento di qualsiasi passaporto o altro documento dopo che è stato consegnato al richiedente.
OIS non avrà alcuna responsabilità per eventuali ritardi, o per perdita o danno a qualsiasi richiesta di visto, passaporto o altri documenti, causati da, o verificatisi mentre qualsiasi domanda, passaporto o documento è in possesso di, qualsiasi servizio postale o corriere di terze parti , compreso il trasporto di domande di visto, passaporti o altri documenti tra l'OIS e l'Alta Commissione della Nigeria e quando vengono restituiti dall'OIS al richiedente.
L'OIS non è coinvolta nel processo di valutazione delle domande di visto, o nella loro concessione o rifiuto, e non sarà responsabile per eventuali ritardi da parte dell'Alta Commissione della Nigeria nella valutazione, concessione o rifiuto di qualsiasi domanda di visto.
L'OIS non avrà alcuna responsabilità nei confronti di qualsiasi richiedente il visto, o qualsiasi altra persona che faccia affidamento o tragga beneficio da qualsiasi richiesta di visto, per qualsiasi impegno, costo o spesa sostenuta in affidamento o in previsione di ricevere un visto nigeriano, sia entro un determinato periodo di tempo che del tutto , inclusi ma non limitati a viaggi aerei, hotel e altre modalità di viaggio e alloggio e qualsiasi altra disposizione presa.
L'OIS raccomanda di non acquistare biglietti o effettuare prenotazioni che non possano essere cancellate prima del rilascio del visto, tranne nei casi in cui sia un requisito specifico indicato nella domanda di visto, nel qual caso è necessario ottenere biglietti aperti.
OIS non avrà alcuna responsabilità (anche contrattuale o per negligenza) nei confronti di qualsiasi richiedente il visto, o qualsiasi altra persona che faccia affidamento o tragga vantaggio da qualsiasi richiesta di visto, per eventuali danni diretti, indiretti, punitivi, incidentali, speciali, consequenziali o qualsiasi danno di sorta, anche laddove causato da ritardo, smarrimento, perdita o danneggiamento di richieste di visto, passaporti e altri documenti, diversi da quelli indicati nella Sezione 5 di cui sopra.
OIS non avrà alcuna responsabilità (anche contrattuale o per negligenza) nei confronti di qualsiasi richiedente il visto o qualsiasi altra persona che faccia affidamento su o tragga vantaggio da qualsiasi richiesta di visto per qualsiasi perdita di profitto, entrate o contratto, o affari, professione o altra occupazione, inclusi laddove causato da ritardo, smarrimento, perdita o danneggiamento delle domande di visto, passaporti e altri documenti.
Nulla di quanto contenuto nei presenti Termini e condizioni andrà a beneficio o sarà applicabile da qualsiasi persona diversa dal richiedente il visto, e la legge sui contratti (diritti di terzi) del 1999 non si applicherà.
OIS, a sua esclusiva discrezione, può cambiare, modificare, annullare o ritirare alcuni o tutti questi termini e condizioni in qualsiasi momento senza alcun preavviso.
I presenti termini e condizioni e qualsiasi richiesta di visto saranno regolati e interpretati in conformità con le leggi dei paesi in cui siamo presenti. Eventuali reclami o controversie derivanti in relazione ai servizi forniti da OIS al richiedente saranno soggetti alla giurisdizione esclusiva dei tribunali del Paese.
Si prega di indirizzare eventuali reclami al dipartimento relazioni con i clienti tramite e-mail all'indirizzo
info@oisservices.com
Noi di OIS ci impegniamo a proteggere la privacy e la riservatezza dei dati personali dei nostri clienti. La presente Informativa sulla privacy descrive come utilizziamo, divulghiamo e proteggiamo i dati personali che otteniamo dalle persone che utilizzano i nostri servizi. Rispettiamo le leggi applicabili sulla protezione dei dati, incluso il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), e ci impegniamo a garantire i più elevati standard di privacy e sicurezza dei dati.
Raccogliamo dati personali dagli individui in vari modi, anche quando creano un account, effettuano un pagamento, ci contattano, completano sondaggi, interagiscono con i nostri siti Web o applicazioni o utilizzano i nostri servizi. I tipi di dati personali che potremmo raccogliere includono, ma non sono limitati a:
Trattiamo i dati personali per le seguenti finalità:
Trattiamo i dati personali sulla base di una o più delle seguenti basi giuridiche:
Potremmo condividere i dati personali con fornitori di servizi terzi di fiducia che ci assistono nella fornitura dei nostri servizi e nell'adempimento dei nostri obblighi. Questi fornitori di servizi sono contrattualmente obbligati a trattare i dati personali solo per nostro conto e in conformità con le nostre istruzioni.
In caso di fusione, acquisizione o vendita di tutto o di una parte dei nostri beni, i dati personali potrebbero essere trasferiti alla terza parte interessata come parte della transazione. Adotteremo misure ragionevoli per garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati personali durante tali trasferimenti.
Potremmo divulgare dati personali se richiesto dalla legge, da un ordine del tribunale o da un'autorità governativa. Potremmo anche condividere dati personali per proteggere i nostri diritti, la privacy, la sicurezza o la proprietà, o quelli di altri.
Conserviamo i dati personali per il periodo minimo necessario a soddisfare le finalità delineate nella presente Informativa sulla privacy, a meno che non sia richiesto o consentito dalla legge un periodo di conservazione più lungo. I criteri utilizzati per determinare il periodo di conservazione appropriato comprendono la natura dei dati personali, le finalità per le quali sono stati raccolti e i requisiti legali e regolamentari.
Implementiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, alterazioni, divulgazione o distruzione. Queste misure includono, ma non sono limitate a, crittografia, controlli di accesso, valutazioni periodiche della sicurezza e formazione del personale sulla protezione dei dati.
Gli individui hanno determinati diritti riguardo ai propri dati personali. Fatta salva la legge applicabile, gli individui hanno il diritto di:
Per esercitare tali diritti o presentare un reclamo relativo alla privacy, gli interessati possono contattarci utilizzando le informazioni fornite nella Sezione 8.
Potremmo inviare comunicazioni di marketing a soggetti che hanno fornito il proprio consenso. Gli individui possono scegliere di non ricevere tali comunicazioni in qualsiasi momento seguendo le istruzioni fornite nella comunicazione o contattandoci.
La nostra Politica sui cookie delinea l'uso dei cookie e di tecnologie simili sui nostri siti Web e fornisce informazioni sulla gestione delle preferenze dei cookie.
In quanto organizzazione globale, potremmo trasferire dati personali in paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE) o in altre regioni con leggi diverse sulla protezione dei dati. In tali casi, garantiremo che siano messe in atto misure di salvaguardia adeguate per proteggere i dati personali, come l'utilizzo di clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea o l'affidamento alla certificazione Privacy Shield dei destinatari (ove applicabile).
I nostri servizi non sono rivolti a individui di età inferiore a 16 anni. Non raccogliamo né sollecitiamo consapevolmente dati personali da bambini. Se venissimo a conoscenza di aver raccolto dati personali di un bambino senza il consenso verificabile dei genitori, adotteremo misure per eliminare tali informazioni.
Potremmo aggiornare la presente Informativa sulla privacy di tanto in tanto per riflettere i cambiamenti nelle nostre pratiche di trattamento dei dati o negli obblighi legali. Incoraggiamo le persone a rivedere periodicamente la presente Informativa sulla privacy per eventuali aggiornamenti. La nuova Informativa sulla privacy entrerà in vigore a partire dalla data di pubblicazione sul nostro sito web.
Per qualsiasi dubbio, domanda, richiesta o reclamo relativo alla privacy, contattare il nostro responsabile della protezione dei dati all'indirizzo:
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Prendiamo sul serio le questioni relative alla privacy e risponderemo tempestivamente per rispondere a qualsiasi dubbio o richiesta. Si prega di notare che la presente Informativa sulla privacy è fornita in inglese per facilitare la comprensione. In caso di conflitto tra la versione inglese e una versione tradotta, prevarrà la versione inglese.
Nelle sue operazioni aziendali quotidiane, Online Integrated Solutions (OIS) utilizza una varietà di dati su individui identificabili, inclusi dati su:
Nella raccolta e nell'utilizzo di questi dati, l'organizzazione è soggetta a una serie di normative che controllano le modalità di svolgimento di tali attività e le misure di salvaguardia che devono essere messe in atto per proteggerle.
Lo scopo di questa politica è definire la legislazione pertinente e descrivere le misure che l'OIS sta intraprendendo per garantirne la conformità.
Questo controllo si applica a tutti i sistemi, persone e processi che costituiscono i sistemi informativi dell'organizzazione, inclusi membri del consiglio, direttori, dipendenti, fornitori e altre terze parti che hanno accesso ai sistemi OIS.
Le seguenti politiche e procedure sono rilevanti per questo documento:
Ove opportuno per la classificazione delle informazioni e del supporto di memorizzazione, sono state utilizzate tecniche crittografiche per garantire la riservatezza e l'integrità dei record.
È stata prestata la massima attenzione per garantire che le chiavi di crittografia utilizzate per crittografare i record siano archiviate in modo sicuro per tutta la vita dei record pertinenti e siano conformi alla politica dell'organizzazione sulla crittografia.
Il Regolamento generale sulla protezione dei dati 2016 (GDPR) è uno degli atti legislativi più significativi che influenzano il modo in cui l'OIS svolge le proprie attività di trattamento delle informazioni. Sanzioni significative sono applicabili se si ritiene che si sia verificata una violazione ai sensi del GDPR, che è progettato per proteggere i dati personali dei cittadini dell’Unione Europea. La politica di OIS è garantire che la nostra conformità al GDPR e ad altre normative pertinenti sia chiara e dimostrabile in ogni momento.
Ci sono un totale di 26 definizioni elencate nel GDPR e non è opportuno riprodurle tutte qui. Tuttavia, le definizioni più fondamentali rispetto a questa politica sono le seguenti:
I dati personali sono definiti come:
qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile ('interessato'); una persona fisica identificabile è una persona che può essere identificata, direttamente o indirettamente, in particolare facendo riferimento a un identificatore come un nome, un numero di identificazione, dati relativi all'ubicazione, un identificatore online o a uno o più fattori specifici relativi alle caratteristiche fisiche, fisiologiche, identità genetica, mentale, economica, culturale o sociale di quella persona fisica;
'elaborazione' significa
qualsiasi operazione o insieme di operazioni eseguite su dati personali o su insiemi di dati personali, anche con mezzi automatizzati, come raccolta, registrazione, organizzazione, strutturazione, conservazione, adattamento o alterazione, recupero, consultazione, uso, divulgazione da parte di trasmissione, diffusione o altrimenti messa a disposizione, allineamento o combinazione, restrizione, cancellazione o distruzione;
'controllore' significa
la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali; laddove le finalità e i mezzi di tale trattamento siano determinati dal diritto dell’Unione o degli Stati membri, il titolare del trattamento o i criteri specifici per la sua nomina possono essere previsti dal diritto dell’Unione o degli Stati membri;
Esistono una serie di principi fondamentali su cui si basa il GDPR.
Questi sono i seguenti:
1. I dati personali sono:
a) trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell'interessato ("liceità, correttezza e trasparenza");
(b) raccolti per scopi determinati, espliciti e legittimi e non ulteriormente trattati in modo incompatibile con tali scopi; l'ulteriore trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici non è, ai sensi dell'articolo 89, paragrafo 1, considerato incompatibile con le finalità iniziali ("limitazione della finalità\");
(c) adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati ('minimizzazione dei dati');
(d) esatti e, se necessario, aggiornati; deve essere adottata ogni misura ragionevole per garantire che i dati personali inesatti rispetto alle finalità per le quali sono trattati siano cancellati o rettificati senza ritardo (\"esattezza\");
(e) conservati in una forma che consenta l'identificazione degli interessati per un periodo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali i dati personali sono trattati; i dati personali possono essere conservati per periodi più lunghi purché siano trattati esclusivamente a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici ai sensi dell'articolo 89, paragrafo 1, previa attuazione delle adeguate misure tecniche e organizzative. misure richieste dal presente Regolamento al fine di salvaguardare i diritti e le libertà dell'interessato (“limitazione della conservazione”);
(f) trattati in modo da garantire un'adeguata sicurezza dei dati personali, compresa la protezione contro il trattamento non autorizzato o illegale e contro la perdita, la distruzione o il danno accidentale, utilizzando misure tecniche o organizzative adeguate ("integrità e riservatezza\").
(f) trattati in modo da garantire un'adeguata sicurezza dei dati personali, compresa la protezione contro il trattamento non autorizzato o illegale e contro la perdita, la distruzione o il danno accidentale, utilizzando misure tecniche o organizzative adeguate ("integrità e riservatezza\").
OIS garantirà il rispetto di tutti questi principi sia nei trattamenti attualmente effettuati sia nell'ambito dell'introduzione di nuove modalità di trattamento come i nuovi sistemi informatici.
L’interessato gode inoltre dei diritti previsti dal GDPR. Questi consistono in:
Diritto di essere informato
Diritto di accesso
Diritto di rettifica
Diritto di cancellazione
Diritto di limitazione di trattamento
Diritto alla portabilità dei dati
Diritto di opposizione< br>Diritti in relazione al processo decisionale automatizzato e alla profilazione
Ciascuno di questi diritti è supportato da apposite procedure all'interno dell'OIS che consentono di intraprendere le azioni richieste nei tempi indicati dal GDPR.
Queste tempistiche sono mostrate nella Tabella 1.
| Richiesta dell'interessato | Cronologia |
|---|---|
| Il diritto ad essere informati | Quando i dati vengono raccolti (se forniti dall'interessato) o entro un mese (se non forniti dall'interessato) |
| Il diritto di accesso | Un mese |
| Il diritto di rettifica | Un mese |
| Il diritto alla cancellazione | Senza indebito ritardo |
| Il diritto di limitare il trattamento | Senza indebito ritardo |
| Il diritto alla portabilità dei dati | Un mese |
| Il diritto di opposizione | Al ricevimento dell'opposizione |
Tabella 1 – Tempistiche per le richieste degli interessati
Esistono sei modi alternativi in cui è possibile stabilire la liceità di un caso specifico di trattamento dei dati personali ai sensi del GDPR. È politica dell'OIS individuare la base adeguata per il trattamento e documentarlo, in conformità con il Regolamento. Le opzioni sono descritte brevemente nelle sezioni seguenti.
A meno che non sia necessario per un motivo consentito dal GDPR, OIS otterrà sempre il consenso esplicito dell'interessato per raccogliere ed elaborare i propri dati. In caso di bambini di età inferiore a 16 anni (un'età inferiore potrebbe essere consentita in specifici Stati membri dell'UE) verrà ottenuto il consenso dei genitori. Informazioni trasparenti sul nostro utilizzo dei loro dati personali saranno fornite agli interessati nel momento in cui viene ottenuto il consenso e verranno spiegati i loro diritti in relazione ai loro dati, come il diritto di revocare il consenso. Queste informazioni saranno fornite in una forma accessibile, scritta in un linguaggio chiaro e gratuitamente. Se i dati personali non sono ottenuti direttamente presso l'interessato, tali informazioni saranno fornite all'interessato entro un termine ragionevole dall'ottenimento dei dati e comunque entro un mese.
Laddove i dati personali raccolti e trattati siano necessari per adempiere a un contratto con l’interessato, non è richiesto il consenso esplicito. Ciò accade spesso quando il contratto non può essere concluso senza i dati personali in questione, ad es. una consegna non può essere effettuata senza un indirizzo a cui consegnare.
Se è necessario raccogliere e trattare i dati personali per adempiere alla legge, non è richiesto il consenso esplicito. Questo potrebbe essere il caso, ad esempio, di alcuni dati relativi all’occupazione e alla tassazione, e di molti settori affrontati dal settore pubblico.
Nel caso in cui i dati personali siano necessari per tutelare gli interessi vitali dell'interessato o di un'altra persona fisica, ciò può costituire la base giuridica del trattamento. OIS conserverà prove ragionevoli e documentate di ciò, ogniqualvolta tale motivo venga utilizzato come base legale del trattamento dei dati personali. Ad esempio, questo può essere utilizzato negli aspetti dell’assistenza sociale, in particolare nel settore pubblico.
Qualora l'OIS debba svolgere un compito che ritiene sia di interesse pubblico o nell'ambito di un dovere ufficiale, non sarà richiesto il consenso dell'interessato. La valutazione dell'interesse pubblico o del dovere d'ufficio sarà documentata e resa disponibile come prova ove richiesto.
Se il trattamento di dati personali specifici rientra nell’interesse legittimo di OIS e si ritiene che non pregiudichi i diritti e le libertà dell’interessato in modo significativo, ciò può essere definito motivo legittimo del trattamento. Ancora una volta, il ragionamento alla base di questo punto di vista sarà documentato.
L'OIS ha adottato il principio della privacy fin dalla progettazione e garantirà che la definizione e la pianificazione di tutti i sistemi nuovi o significativamente modificati che raccolgono o trattano dati personali saranno soggette alla dovuta considerazione delle questioni relative alla privacy, compreso il completamento di uno o più progetti di impatto sulla protezione dei dati. valutazioni.
La valutazione d’impatto sulla protezione dei dati includerà:
Considerazione di come verranno trattati i dati personali e per quali scopi
Valutazione se il trattamento proposto dei dati personali sia necessario e proporzionato allo scopo(i)
Valutazione dei rischi per le persone nel trattamento dei dati personali
Quali controlli sono necessari per affrontare i rischi identificati e dimostrare la conformità alla legislazione
L'uso di tecniche come la minimizzazione dei dati e la pseudonimizzazione sarà considerato ove applicabile e appropriato.
OIS garantirà che tutti i rapporti da essa instaurati che implicano il trattamento di dati personali siano soggetti a un contratto documentato che includa le informazioni e i termini specifici richiesti dal GDPR. Per ulteriori informazioni consultare il Responsabile del trattamento GDPR Politica dell'accordo
I trasferimenti di dati personali al di fuori dell’Unione Europea saranno attentamente esaminati prima che il trasferimento abbia luogo per garantire che rientrino nei limiti imposti dal GDPR. Ciò dipende in parte dal giudizio della Commissione Europea in merito all'adeguatezza delle garanzie per i dati personali applicabili nel paese ricevente e questo potrebbe cambiare nel tempo.
I trasferimenti internazionali di dati infragruppo saranno soggetti ad accordi giuridicamente vincolanti di cui come norme aziendali vincolanti (BCR) che forniscono diritti applicabili agli interessati.
Un ruolo definito di Responsabile della protezione dei dati (DPO) è richiesto dal GDPR se un'organizzazione è un'autorità pubblica, se esegue un monitoraggio su larga scala o se tratta tipi di dati particolarmente sensibili su larga scala. Il DPO deve possedere un livello adeguato di conoscenze e può essere una risorsa interna o esternalizzata a un fornitore di servizi appropriato.
Sulla base di tali criteri, OIS ha nominato Responsabile della Protezione dei Dati, di seguito i dati di contatto:
Nome: Archibald Coker
E-mail: acoker@oisservices.com
Contatto: +44 (0) 207 832 0001
La politica dell'OIS è quella di essere giusta e proporzionata nel considerare le azioni da intraprendere per informare le parti interessate in merito alle violazioni dei dati personali. In linea con il GDPR, qualora sia nota una violazione che potrebbe comportare un rischio per i diritti e le libertà delle persone, l'autorità di controllo competente sarà informata entro 72 ore. Ciò sarà gestito in conformità con la nostra Procedura di risposta agli incidenti di sicurezza delle informazioni che definisce il processo complessivo di gestione degli incidenti di sicurezza delle informazioni.
Ai sensi del GDPR, l'autorità di protezione dei dati competente ha l'autorità di imporre una serie di sanzioni pecuniarie fino al 4% del fatturato mondiale annuo o a venti milioni di euro, a seconda di quale sia il valore più elevato, per violazioni delle normative.
Vengono intraprese le seguenti azioni per garantire che l'OIS rispetti in ogni momento il principio di responsabilità del GDPR:
Viene registrata la seguente documentazione delle attività di trattamento:
Queste azioni vengono riviste regolarmente come parte del processo di gestione relativo alla protezione dei dati.
Esistono 8 principi di protezione dei dati che garantiscono che le organizzazioni raccolgano, archivino e trattino i dati personali in modo da proteggere la riservatezza dei clienti. Questi principi sono stabiliti nella tabella 1 della Legge e sono i seguenti:
io. I dati devono essere gestiti in modo equo e legale
Abbiamo motivi legittimi per ottenere, archiviare ed elaborare i dati dei clienti, ovvero per aiutarti a ottenere un passaporto, un visto e per altri scopi autorizzati dalla legge e dai contratti tra noi e i nostri clienti . Garantiamo che i tuoi dati non verranno utilizzati per scopi illegali.
ii. I dati personali saranno ottenuti solo per uno o più scopi specificati e legittimi, e non saranno ulteriormente trattati in alcun modo incompatibile con tale scopo o tali scopi.
A causa della natura del nostro lavoro, lo scopo per il quale ci fornite per noi i tuoi dati personali sono evidenti per te e per noi. Non utilizzeremo i tuoi dati per nessun altro scopo incompatibile con lo scopo originale a meno che tu non ci dia prima il tuo consenso o siamo obbligati per legge a farlo.
iii. I dati personali devono essere adeguati, pertinenti e non eccessivi rispetto allo scopo o agli scopi per i quali vengono trattati.
Prenderemo solo le informazioni che riteniamo pertinenti e sufficienti per rispettare il nostro contratto con te.
iv. I dati personali devono essere accurati e, ove necessario, aggiornati.
Ci assicuriamo che i dati personali che ci fornisci siano corretti e non fuorvianti. Raggiungiamo questo obiettivo dandoti l'opportunità di confermare le informazioni che ci fornisci e anche richiedendo prove documentali quando necessario. Se ci sono cambiamenti rilevanti nei tuoi dati personali, ad esempio, cambio di nome o nazionalità, ti preghiamo di comunicarcelo il prima possibile in modo che possiamo aggiornare il tuo record.
v. I dati personali trattati per uno o più scopi non saranno conservati per un periodo superiore a quello necessario per tale o tali scopi.
Di tanto in tanto, esamineremo il nostro database per vedere se alcuni dati personali sono ancora necessari da conservare presso di noi. Se lo scopo per il quale sono stati conservati è stato raggiunto e riteniamo che non sia più necessario continuare a conservarli, li cancelleremo in modo sicuro.
vi. I dati personali saranno trattati in conformità con i diritti degli interessati ai sensi della presente legge.
Tratteremo i tuoi dati personali in modo tale da consentirti di eseguire una delle seguenti operazioni:
vii. Sicurezza dei dati personali
I tuoi dati personali sono conservati in un ambiente molto sicuro sia fisicamente che tecnicamente. Gli ambienti in cui vengono conservati i dati personali sono interdetti a tutti i soggetti non autorizzati. L'accesso a queste parti dei locali può avvenire esclusivamente tramite chiave elettronica rilasciata solo alle persone autorizzate. I tuoi dati personali sono accessibili sul sistema solo da persone autorizzate. Solo tali persone autorizzate possono alterare, divulgare o distruggere i tuoi dati personali. Inoltre, tali persone autorizzate possono svolgere una qualsiasi di tali funzioni solo nell’ambito dei loro compiti legittimi. Pertanto, le probabilità che i tuoi dati personali vengano trattati illecitamente o accidentalmente danneggiati, distrutti o persi sono molto minime.
Inoltre, è nostra politica garantire che:
viii. Trasferimento di dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo
I tuoi dati personali non saranno trasferiti verso un paese o territorio al di fuori dello Spazio Economico Europeo a meno che tale paese o territorio non garantisca un livello adeguato di protezione dei diritti e delle libertà degli interessati in relazione al trattamento dei dati personali. Sono solo pochi i paesi al di fuori del SEE che sono stati riconosciuti come aventi livelli adeguati di protezione per il trattamento dei dati personali paragonabili ai paesi del SEE. Quando trasferiamo dati personali negli Stati Uniti, ci assicuriamo che il destinatario sia un firmatario del Safe Harbor Scheme del Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti. Questo schema è riconosciuto dalla Commissione Europea come un sistema di protezione adeguata per gli interessati. In relazione ad altri paesi al di fuori del SEE che non sono stati accettati come dotati di sicurezza e tutele equivalenti per il trattamento dei dati personali, firmiamo un contratto separato, i cui termini sono approvati dalle Direttive europee o assicuriamo che vi sia una clausola nel contratto che tutela il trattamento dei dati personali di tutti i nostri clienti.
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